Ga je een paar dagen op vakantie, of gewoon een dagje ertussenuit? Dan kan het prettig zijn om een zogenaamde Out of Office in te stellen, zodat je (potentiële) klanten weten wanneer ze een antwoord mogen verwachten. Deze handleiding helpt je bij het instellen van een Out of Office bericht.
Inloggen via webmail
Wanneer je gebruikt maakt van de e-mailservers van Blauwwwdruk, dan kun je met behulp van de volgende handleiding eenvoudig toegang krijgen tot je webmail account.
- Ga naar http://eigendomeinnaam.nl/webmail
- Vul in bovenstaande webadres je eigen domeinnaam in. Bijvoorbeeld http://www.blauwwwdruk.nl/webmail
- Vervolgens kun je inloggen met het e-mailadres en wachtwoord dat je van Blauwwwdruk ontvangen hebt. Geen inloggegevens ontvangen? Neem even contact met ons op.
- Nadat je bent ingelogd, kom je op de pagina die je hiernaast ziet.
- Klik op AUTORESPONDERS.
Out of office (autoresponder) instellen
- Klik vervolgens op ADD AUTORESPONDER.
- Je komt nu op de Autoresponder pagina, zie hiernaast.
- Vul de volgende velden in:
- Character set: UTF-8
- Interval: laat dit leeg als je wilt dat de emailer elke keer een bericht krijgt.
- From: vul het adres in dat de emailer te zien moet krijgen. Meestal is dit gewoon hetzelfde adres als wat je zelf gebruikt.
- Subject: vul hier bijvoorbeeld “Op vakantie” of “Out of Office” in. Dit is het onderwerp dat de emailer ontvangt.
- Body: vul hier het bericht in dat de emailer ontvangt. Meestal schrijf je hier een uitleg, bijvoorbeeld: “Beste mailer, ik ben momenteel afwezig. Mijn email wordt niet gelezen of doorgestuurd. Vanaf xx datum ben ik weer bereikbaar. Bedankt voor het begrip.”
- Start: Als je wilt dat de Out of Office direct ingaat, dan laat je deze staan op “immediately“. Wil je dat de Out of Office pas later ingaat, dan kun je een datum en tijd instellen waarop deze dient te beginnen. Zo kun je deze vast instellen voordat je op vakantie gaat.
- Stop: hier kun je een datum en tijd instellen waarop de Out of Office automatisch stopt. Zo kun je niet vergeten om deze uit te zetten.
Out of Office uitzetten
- Volg dezelfde stappen als bij Inloggen via Webmail. Zie boven.
- Je komt nu op de Autoresponder pagina, zie hiernaast.
- Je kunt nu twee dingen doen.
- De Autoresponder verwijderen door op DELETE te klikken achter de autoresponder.
- Op EDIT klikken en onder het STOP-veld een datum en tijd invullen waarop deze moet ophouden te werken.
